Vollständig papierlos, rechtssicher und direkt ins digitale Postfach der Unternehmen: Der digitale Gewerbesteuerbescheid ermöglicht es Kommunen, Steuerbescheide effizient und ohne Medienbrüche zu erstellen, zu versenden und zu verwalten. Ein neuer Standard, der bundesweit angekommen ist. Was 2023 mit rund 60 Pilotkommunen begann, ist heute eine lebendige Digitalisierungsinfrastruktur mit 377 produktiven Kommunen, die täglich mehr werden.
Ein neuer Standard, der bundesweit angekommen ist. Was 2023 mit rund 60 Pilotkommunen begann, ist heute eine lebendige Digitalisierungsinfrastruktur mit 377 produktiven Kommunen, die täglich mehr werden.
Aus dem Pilot wird Dauerbetrieb
Manche Projekte enden, dieser Standard fängt gerade erst an. Was als Pilotversuch begann, hat seit Ende 2025 eine feste organisatorische Heimat: die KONSENS-Servicestelle Hessen Kommunale Koordination (KoKo). Sie ist im IT-Verbund KONSENS angesiedelt, der die Steuersoftware in Deutschland einheitlich entwickelt und betreibt. Als feste Schnittstelle zwischen Bund, Ländern und Kommunen koordiniert die KoKo dort künftig die digitalen Steuerprozesse.
Was bedeutet das in der Praxis? Kommunen haben nun eine verlässliche, dauerhafte Anlaufstelle – ein klares Signal, dass der digitale Gewerbesteuerbescheid keine Eintagsfliege ist, sondern zukunftsfähige Verwaltungsinfrastruktur.
Nordrhein-Westfalen macht den Zerlegungsbescheid digital
Ist ein Unternehmen in mehreren Kommunen tätig, wird die Gewerbesteuer aufgeteilt. Der Zerlegungsbescheid regelt, welcher Anteil auf welche Kommune entfällt. Parallel zum klassischen Gewerbesteuerbescheid hat sich der elektronische Zerlegungsbescheid zu einer echten Erfolgsgeschichte entwickelt. In NRW wurden im Laufe des Jahres 2025 weit mehr als 10.000 Zerlegungsbescheide im Pilotbetrieb digital zugestellt, ergänzt noch durch einen Papierbescheid. Ab April 2026 geht die erste Kommune in den komplett papierlosen Produktivbetrieb über. Schrittweise soll das Angebot auf alle Kommunen ausgeweitet werden, deren Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesensysteme (HKR) die neuen Bescheide verarbeiten können. Weitere Bundesländer bereiten sich bereits darauf vor, Zerlegungsbescheide künftig ebenfalls digital zu versenden.
Damit gilt der Zerlegungsbescheid als technische Blaupause für weitere Bescheidarten, etwa die Gewerbesteuerbescheide der Stadtstaaten und die neuen Messbetragsmitteilungen. Die aufgebaute Architektur zahlt sich somit gleich mehrfach aus.
Stadtstaaten auf digitalem Kurs
Hamburg zeigt, was möglich ist: 60.000 elektronische Gewerbesteuerbescheide bis März 2026. Zunächst noch als PDF versendet, befindet sich das XML-Format für die automatische Weiterverarbeitung in Unternehmenssoftware bereits in der Entwicklung. Auch Berlin, Bremen und Bremerhaven haben die digitale Bekanntgabe eingeführt. Das Ziel einer einheitlichen digitalen Lösung für die rund 11.000 Kommunen in Deutschland rückt damit ein gutes Stück näher.
Immer mehr HKR-Hersteller an Bord
Der digitale Bescheid ist nur so gut wie die Software, die ihn verarbeitet. Daher ist die Anbindung der kommunalen HKR-Systeme entscheidend dafür, ob der Standard wirklich überall ankommt. Aktuell haben 11 von 16 relevanten HKR-Herstellern die Lösung für den produktiven Einsatz bereitgestellt. Zuletzt reihte sich der Softwareanbieter ab-da ta ein, und die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) ist in die Pilotierungsphase gestartet. Weitere Hersteller haben die Bereitstellung für 2026 angekündigt.
Um neuen Herstellern den Einstieg zu erleichtern, gibt es seit Januar 2025 ein strukturiertes Testverfahren, das sieben Hersteller bereits genutzt haben. Für Zerlegungsbescheide steht inzwischen sogar ein automatisiertes Testset bereit. Grundlage dafür ist das neue Lastenheft 2.0, das die technischen Anforderungen beschreibt – verschlankt, kürzer und erstmals auch explizit auf kommunale IT-Dienstleister ausgerichtet.
Eine Sprache für den digitalen Bescheid
Damit Finanzverwaltung, Kommunen und Softwarehersteller bundesweit dieselbe technische Sprache sprechen, wird das Datenformat des digitalen Gewerbesteuerbescheids seit Ende 2024 als offizieller Standard gepflegt – unter dem Namen XUnternehmen.GewerbesteuerÖffnet sich in einem neuen Fenster. Er legt verbindlich fest, wie die Daten strukturiert und übermittelt werden müssen. Das klingt technisch, aber nur so funktioniert der digitale Bescheid vom Finanzamt bis ins Postfach des Unternehmens reibungslos. Damit der Standard auch morgen noch passt, wird er kontinuierlich weiterentwickelt.
Neue Website erleichtert den Einstieg
Seit Anfang 2025 bündelt www.digitaler-gewerbesteuer bescheid.de alles rund um den digitalen Gewerbesteuerbescheid an einem Ort. Kommunen, Fachverfahrenshersteller, IT-Dienstleister, Steuerberatungen und Unternehmen finden dort schnell, was für sie relevant ist – verständlich aufbereitet, zielgruppengerecht sortiert und jederzeit abrufbar.
Rekordstart ins Jahr 2026 und der Blick nach vorne
Die Zahlen sprechen für sich. Anfang 2026 zählte das Projekt fast 2000 Pilotkommunen und rund 909 Testkommunen. Im ersten Quartal stieg die Zahl der produktiven Kommunen auf 353 – mehr Neuzugänge als im gesamten Jahr 2024. Woche für Woche meldeten neue Kommunen ihre erste digitale Bekanntgabe, von Nastätten über Rossau bis Darmstadt.
Auch der Blick nach vorn ist klar. Mit der neuen elektronischen Messbetragsmitteilung wird bereits die nächste digitale Datenart an Kommunen für Unternehmen mit nur einem Standort vorbereitet, die – im Vergleich zum Zerlegungsfall – deutlich häufiger vorkommt. Ein erster Spezifikationsentwurf liegt vor und wird derzeit abgestimmt.
Vereinfachung verspricht zudem die geplante Öffnung der Vollmachtdatenbank. Bislang müssen steuerliche Vertreter, wie Steuerberatungen, ihre Vollmachten doppelt hinter legen – bei der Finanzverwaltung und zusätzlich bei den Kommunen. Künftig soll eine einmal erteilte Vollmacht für beide Seiten gelten. Das spart Aufwand und beschleunigt die Prozesse deutlich.
Der digitale Gewerbesteuerbescheid wird so Schritt für Schritt zur selbstverständlichen Verwaltungsrealität in deutschen Kommunen.
Dieser Beitrag erschien zuerst in „Stadt & Gemeinde digital“, Ausgabe 3/2026Öffnet sich in einem neuen Fenster.