Meilenstein bei der Digitalisierung des Gewerbesteuerbescheids

Dies gilt ab dem Veranlagungszeitraum 2022. Die Mission klingt einfach: Unternehmen und ihre Steuerberatungen wählen im Rahmen ihrer Gewerbesteuererklärung bei „Mein ELSTER“, dem Onlineportal der Steuerverwaltungen, den sogenannten „elektronischen Zustellwunsch“ aus. Der Gewerbesteuerbescheid wird dann – wenn bei der zuständigen Kommune die technischen Voraussetzungen abgeschlossen sind – elektronisch in das Postfach von „Mein Unternehmenskonto“, dem bundesweiten Unternehmensportal auf Basis von ELSTER, zugestellt.

Was so einfach klingt, ist technisch gesehen eine große Herausforderung. Das Umsetzungsprojekt „Kommunales ELSTER“ im OZG-Themenfeld „Steuern & Zoll“ nahm sich dieser Herausforderung an. Unter der gemeinsamen Federführung des Hessischen Ministeriums der Finanzen und des Bundesministeriums der Finanzen sowie unter Beteiligung aller 16 Länder und zahlreicher Pilotkommunen entstand der „Digitale Gewerbesteuerbescheid“.

Eine OZG-Leistung, die vieles verspricht

Die Digitalisierung des Gewerbesteuerbescheids bringt viele Vorteile mit sich. Die Besonderheit: Der Digitale Gewerbesteuerbescheid ist menschen- und maschinenlesbar. Unternehmen und Steuerberatungen können den Bescheid direkt in die jeweilige Fach-Software einlesen und medienbruchfrei verarbeiten. Damit ermöglicht er im Vergleich zum Papierbescheid eine schnellere Bearbeitung und einen geringeren Aufwand in der Datenerfassung.

Die elektronische Zustellung ist so rechtssicher wie der Postversand. Die digitale Erstellung und Zusendung verkürzen die verwaltungsinternen Prozesse und bieten einen Standortvorteil für die ortsansässigen Unternehmen. Und sie sparen Papier: mehrere Millionen Blatt pro Jahr.

Der Digitale Gewerbesteuerbescheid wird im PDF-A3-Format mit eingebettetem XML versendet. Das XML ist bundesweit einheitlich und ergänzt die bislang rund 600 verschiedenen Formate der Gewerbesteuerbescheide.
Der einheitliche Datensatz soll insbesondere Unternehmen mit Standorten in mehreren Kommunen sowie Steuerbüros die Arbeit leichter machen.

Bedeutung für Kommunen

Im Rahmen des OZG-Umsetzungsprojekts sind bereits wichtige Vorarbeiten abgeschlossen. Dies umfasst zum einen die Ertüchtigung des KONSENS-Transportsystems „ELSTER-Transfer“ zur Belieferung der Kommunen mit den erforderlichen Daten für Erstellung und Bekanntgabe der Gewerbesteuerbescheide.

Aktuell testen rund 60 Pilotkommunen in Deutschland den Digitalen Gewerbesteuerbescheid. Dazu müssen unter anderem ihre unterschiedlichen Haushalts-, Kassen- und Rechnungssysteme (HKR) angepasst werden. Unternehmen und Steuerberatungen können aber bereits jetzt durch Auswahl des elektronischen Zustellwunsches in Mein ELSTER ihr Interesse am digitalen Gewerbesteuerbescheid zeigen: Dann erhalten die zuständigen Kommunen und Finanzverwaltungen wertvolle Hinweise zur Nachfrage und können die Umstellung der Systeme entsprechend priorisieren. Bis dahin versenden Kommunen weiterhin den Gewerbesteuerbescheid wie gewohnt auf Papier.

Grundsätzlich stehen den Kommunen alle Infrastrukturkomponenten bereit für eine erfolgreiche und rechtssichere elektronische Bekanntgabe des digitalen Gewerbesteuerbescheids – und damit auch für die Erfüllung des Onlinezugangsgesetzes.

Kommunen sind jetzt gefragt

Die letzten großen Schritte sind aktuell die Anbindung aller Kommunen an ELSTER-Transfer sowie die Ertüchtigung der kommunalen Fachverfahren im Hinblick auf die medienbruchfreie maschinelle Verarbeitung der Daten. Geplant ist zudem ein neuer digitaler Standard für den Gewerbesteuerbescheid.

Trotz aller Anstrengungen wird es bei realistischer Betrachtung eine Weile dauern, bis alle 11.000 Kommunen den Umstieg auf ELSTER-Transfer und die Ertüchtigung ihrer Fachverfahren abgeschlossen haben – und der Gewerbesteuerbescheid im OZG-Reifegrad 3 flächendeckend umgesetzt ist.

Kommunen, die noch im Jahr 2023 den neuen Digitalen Gewerbesteuerbescheid bei sich einführen möchten, erhalten daher Unterstützung aus dem Umsetzungsprojekt. Hierfür wurden bereits zahlreiche Hilfestellungen (Blaupause, FAQs für HKR-Systemanbieter, Lastenheft) erarbeitet. Diese findet man auf den Gewerbesteuer-Seiten von elster.de sowie von esteuer.de. Auch die HKR-Hersteller werden nach und nach die Lösung für den produktiven Einsatz verfügbar machen.

Die Voraussetzungen sind erfüllt. Viele Kommunen sind bereits an ELSTER-Transfer angeschlossen. Zahlreiche Pilotkommunen sind aktuell in der Umsetzung. Jetzt gilt es, den Digitalen Gewerbesteuerbescheid flächendeckend einzuführen. Damit markiert die im April eingeführte Option des elektronischen Zustellwunsches den Startschuss einer Erfolgsgeschichte in der komplexen Verwaltungsdigitalisierung. Mit dem Digitalen Gewerbesteuerbescheid wurde eine zentrale Lösung für eine EfA-Leistung quer über alle Verwaltungsebenen, vom Bund über die Länder bis hin zu den Kommunen, technologisch und rechtssicher zur Verfügung gestellt.